Una delle attività-base delle Pubbliche Relazioni è quella svolta dall’Ufficio Stampa aziendale. Questo consentendo all’azienda di comunicare in tempo reale con l’opinione pubblica, infatti, contribuisce a mantenere alto il suo livello di accettazione. Nello specifico tre sono gli obiettivi che deve perseguire:
- Costruire e rafforzare l’immagine aziendale
- Mantenere alto il livello di visibilità dell’azienda
- Fornire informazioni precise e tempestive stimolando l’interesse dei media (in primis dei giornalisti) sulle attività e i prodotti dell’azienda.
Gli strumenti che ha a disposizione per raggiungerli sono i seguenti:
- la media list: un archivio di nominativi e recapiti dettagliati di tutti i giornalisti con cui l’azienda ha interesse ad instaurare e mantenere relazioni;
- la rassegna stampa: una raccolta ragionata di articoli di stampa che trattano dell’azienda, del suo personale o in generale dall’ambiente in cui questi operano;
- la cartella stampa: documentazione e schede informative sulla struttura e i servizi aziendali, brochure e materiale fotografico, distribuiti generalmente durante eventi organizzati dall’azienda stessa o conferenza stampa su specifiche attività.
Mentre i tre sopraelencati sono mezzi con cui l’azienda può gestire le relazioni con i media, i seguenti sono quelli che più nello specifico realizzano concretamente il processo comunicativo: il comunicato stampa, la conferenza stampa, l’intervista, il convegno, la convention, la tavola rotonda, il press tour, le fiere e le mostre. Ognuno di essi prevede delle fasi di progettazione e realizzazione peculiari e chiama in causa risorse umane con differenti skills e competenze. Ma è indubbio che l’impatto più evidente è dato dall’utilizzo dei primi due elencati, perché utilizzati con maggiore frequenza dall’Ufficio Stampa rispetto ai restanti.
Per quanto questi due strumenti di comunicazione siano ormai diffusissimi (sia nel pubblico che nel privato) non è raro che vengano utilizzati con superficialità e poco senso critico. Non è infatti raro che si organizzino ad esempio conferenze per pubblicizzare attività che non abbiano affatto carattere di novità e per le quali quindi l’incontro si traduce solo in una perdita di tempo per tutti partecipanti. Come non è raro che l’Ufficio Stampa non ricorra (laddove necessario) ad efficaci comunicati stampa di risposta ad accuse dettate dall’opinione pubblica all’azienda.
Valga come esempio la gestione della comunicazione durante periodi di crisi per l’azienda – il Crisis Management – all’interno della quale l’Ufficio Stampa assume un ruolo predominante. Quando accadono imprevisti che arrecano danno ai clienti aziendali e l’azienda ne è responsabile delicato obiettivo da raggiungere non è tanto il risarcimento del danno (come si può pensare) bensì la riconquista della fiducia da parte del cliente. Come la si ottiene? Argomentando spiegazioni veritiere sull’accaduto e offrendo scuse che siano percepite come sincere … dunque “comunicando”! Se l’azienda non è munita di un ufficio Stampa efficiente, capace di gestire una comunicazione di qualità, rischia non solo di perdere i clienti che hanno realmente subito il danno ma anche quelli esterni all’accaduto ma che rivalutano la propria idea dell’azienda in termini negativi.
